Soggetti

La funzione permette la gestione dei Soggetti che contribuiscono alla vita dell'associazione e vengono identificati come: Donatori, Soci, Volontari, Referenti o Servizi, ma non hanno accesso a TheTree e non lo possono utilizzare.
Per gestire dei profili che dovranno usare TheTree si dovrà usare la funzione Utenti.

Tipologie di soggetto

Tipo soggetto	Identifica
Privato	Un soggetto in possesso di Codice fiscale
Azienda	Un soggetto azienda in possesso di Partita IVA
Ente pubblico	Un soggetto ente pubblico
Ente privato	Un soggetto ente privato
Altro	Un soggetto che non rientra nei precedenti

Ruoli assegnabili ad un soggetto

Ruolo soggetto	Identifica	Quando crearlo
Donatore	Un donatore di BnD, entità che ha inviato una donazione	Prima di inserire una donazione
Socio	Un socio di BnD, entità che ha versato una quota socio annuale	Al ricevimento di una donazione che è una quota socio
Volontari	Un volontario di BnD
Referenti	Un referente di BnD nei progetti
Servizi	Un fornitore di beni o servizi per BnD	Prima di inserire una richiesta di pagamento

Per la gestione dei ruoli fare riferimento alla voce di menù Ruoli in Associazione.

Gestione soggetti

La schermata principale visualizza i soggetti presenti a sistema e permette di gestire il loro inserimento, la visualizzazione, la cancellazione.

Ordinamento della lista

La lista è ordinabile per i campi Nominativo, Cod. fisc.¹, P.IVA² e Tipo cliccando direttamente sull'intestazione di colonna.

Ricerche nella lista

I filtri presenti riguardano i campi:

• Nominativo / Ragione sociale
• Cod. fisc.¹
• P.IVA²
• Tipo: tipologia di soggetto
• Città
• Stato: stato del mondo. Riportato in lingua inglese
• IBAN: codice IBAN. Il campo è nascosto di default

I filtri in testa alla tabella sono utilizzabili attraverso il pulsante Filtri ed identificano attributi globali del soggetto.

Ricerche globali

Sono presenti i seguenti filtri globali:

• Ruolo in Associazione: ricerca secondo i ruoli
• E' un donatore ricorrente: il soggetto è considerato donatore ricorrente ed ha un importo minimo di donazione mensile atteso
• E' una famiglia: tipologia di soggetto censito come nucleo famigliare
• Riceve aggiornamenti email: soggetto iscritto o meno alla lista di newsletter
• Ha indirizzi email: soggetto con degli indirizzi email o meno presenti in archivio

Per approfondire l'utilizzo dei filtri visitare la sezione dedicata.

Focus

Donazioni del soggetto

La funzione visualizza nella lista dei soggetti un campo Donazioni che visualizza il totale per importo e numero donazioni nella forma totale / numero donazioni.
Cliccando in corrispondenza del campo totale / numero donazioni si viene portati alla schermata di Donazioni del soggetto.

Donazioni ricorrenti

Nella scheda del soggetto è presente una sezione denominata Dati per donazioni ricorrenti, dov'è possibile attribuire al soggetto la qualifica di donatore ricorrente, nel caso in cui doni a favore di un progetto che preveda, ad esempio, una donazione ricorrente (versamento).
Nella sezione è possibile:

• avvalorare il flag che identifica il soggetto come donatore ricorrente;
• indicare la cifra mensile minima attesa dalle sue donazioni;
• indicare la data di inizio delle donazioni ricorrenti;
• indicare la data di fine delle donazioni ricorrenti;

Correlazioni di un soggetto

Nella tabella dei soggetti sono presenti dei dati numerici che rappresentano il numero di correlazioni di un soggetto con le altre tabelle di sistema:

• Richieste pagamento: indica in quante richieste di pagamento il soggetto è indicato come beneficiario;
• Costi progetti: indica in quanti costi progetti il soggetto è indicato come Soggetto destinatario (beneficiario) del pagamento;
• Mastro contabile: indica in quante voci di contabilità consolidata il soggetto è indicato come beneficiario o donatore;

Se attivo, cliccando sul [n] si viene portati alla lista di riferimento già filtrata per visualizzare le correlazioni con l'utente.
Ad esempio: cliccando sul [n] in corrispondenza della colonna Costi progetti si verrà portati alla lista costi progetti dove l'utente è un Soggetto beneficiario.
Ma maggior parte di queste voci sono nascoste di default. Usare il pulsante Configura le colonne a fondo lista per visualizzare i dati desiderati.

Azioni

Le Azioni disponibili sono:

Pulsante	Azione	Dove si trova?
Aggiungi	Aggiunge un nuovo soggetto	Barra dei comandi
Importa / Esporta	Apre le funzioni di Importazione ed esportazione	Barra dei comandi
Modifica	Visualizza / Modifica il soggetto	Lista voci
Cancella	Cancella il soggetto	Lista voci e dettaglio soggetto
Configura le colonne	Visualizza o nasconde le colonne in tabella	Fondo della lista record

Inserimento

Inserire un soggetto cliccando sul pulsante Aggiungi.

Compilazione richiesta

La form prevede i seguenti campi:

Campo	Obbligatorio	Tipo di dato	Note
E' una famiglia		Informativo	Selezionare se il soggetto è un nucleo famigliare
Riceve aggiornamenti email		Informativo	Selezionare per iscrivere il soggetto alla mailing list di BnD3
Fa parte del Consiglio Direttivo		Informativo	Selezionare per indicare che il soggetto fa parte del Consiglio Direttivo6
Tipo		Informativo	Selezionare il tipo di soggetto tra le tipologie disponibili
Ruolo in BnD		Informativo	Selezionare il ruolo del soggetto tra i ruoli disponibili. E' possibile assegnare ad un soggetto più di un ruolo.
Nominativo / Ragione sociale		Informativo	Inserire nominativo o ragione sociale del soggetto
Nominativo ai fini fiscali		Informativo	Se presente sostituisce il campo precedente come intestazione delle ricevute
IBAN		Informativo	Inserire il codice IBAN del soggetto per eventuali pagamenti
Bic / Swift		Informativo	Inserire il codice BIC/Swift del soggetto per eventuali pagamenti
Sesso		Informativo
Luogo di nascita		Informativo
Data di nascita		Informativo
Cod. fisc.		Informativo	Vedi Compilazione automatica
P.IVA		Informativo
Foto profilo		Informativo
Ruolo aziendale		Informativo
Note sul soggetto		Informativo
Indirizzo soggetto		Informativo	Gruppo di campi per l'indirizzo postale del soggetto
Telefoni email e profili sociale		Informativo	Gruppo di campi per archiviare recapiti telefonici, email ed i profili social del soggetto
Dati per pagamento da Associazione		Informativo	Gruppo di campi registrare gli estremi dove inviare dei pagamenti e/o rimborsi al soggetto
Dati per donazioni ricorrenti		Informativo	Gruppo di campi per indicare se un soggetto è un donatore ricorrente

Compilazione automatica

Durante l'inserimento un soggetto viene inscritto automaticamente alla mailing list di BnD anche se il flag Riceve aggiornamenti email non viene spuntato. Il flag viene salvato come avvalorato.⁴

Codice fiscale

Il campo Codice fiscale viene generato automaticamente dopo il salvataggio del soggetto, solo se sono presenti i campi Sesso, Luogo di nascita e Data di nascita.

La generazione automatica è prevista solo per i soggetti di nazionalità italiana.

Visualizzazione e Modifica

Visualizzare od accedere alla modifica del soggetto attraverso il pulsante Modifica, presente nella lista delle voci.

Rimozione dalla mailing list

Qualora un soggetto richiedesse di essere rimosso dalla mailing list di BnD, togliere la spunta al flag Riceve aggiornamenti email e salvare la scheda del soggetto con il pulsante Salva.

Modificare il ruolo di un soggetto

Nella form di modifica del soggetto è possibile:

• aggiungere un ruolo: cliccando sul campo Ruolo in associazione e selezionando il ruolo da aggiungere;
• cancellare un ruolo: cliccando sul simbolo in corrispondenza del ruolo già presente;

Cancellazione

La cancellazione del soggetto può avvenire dal pulsante Azioni nella lista dei soggetti e dalla scheda del soggetto con il pulsante Cancella. Dopo la sua cancellazione un soggetto viene rimosso mailing list dell'organizzazione.

Perché non posso cancellare un soggetto?

Non è possibile cancellare un soggetto quando:

• ha donazioni associate;
• ha costi progetti associati;
• ha richieste di pagamento inoltrate;
• risulta come soggetto con delle voci di contabilità consolidata associate;
• risulta come soggetto che ha inviato delle entrate extra progetto in veste di Soggetto mittente;
• ha inoltrato una richiesta per diventare socio dal sito web.

Import / export

Il menù prevede la possibilità di importare dei records⁵ di soggetti e la loro esportazione.

Importazione

La procedura avvia l'importazione dei records⁵, permettendo di caricare un file in formato Microsoft Excel (XLS, XLSX, o CSV) con i dati da importare.

La procedura d'importazione deve essere personalizzata secondo i file a disposizione dell'organizzazione che utilizza TheTree.

Esportazione

La procedura avvia l'export in formato Microsoft Excel (XLSX) dei dati visualizzati in lista.
Per i dettagli sui filtri e l'esportazione si faccia riferimento alla sezione Effetto dei filtri nelle esportazioni nella sezione Assiomi.

La struttura del file generato dalla procedura di export deve essere personalizzata secondo le esigenze dell'organizzazione che utilizza TheTree.

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1. Codice fiscale ↩↩

2. Partita IVA ↩↩

3. Se non selezionato TheTree assocerà comunque il soggetto alla mailing list ↩

4. Il soggetto viene inserito in mailing list solo se è presente almeno un indirizzo email nella sua scheda ↩

5. Definizione di record da Wikipedia. ↩↩

6. La caratterizzazione è necessaria per avvalorare il campo nell'esportazione del libro soci. ↩

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Ultimo aggiornamento: 7 giugno 2024