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Richiesta pagamento

La funzione permette agli utenti con ruolo di Capo progetto di richiedere l'invio di fondi per la gestione dei propri progetti.

Workflow

graph LR
  A[Inserimento richiesta] --> B{Vi sono errori?};
  B -->|No| C{Fattura proforma?};
  B -->|Si| D{Da reinserire?}
  C -->|Si| E{Approvata?};
  C -->|No| H[Attesa proforma]
  E -->|Si| F[Contabilizzazione] 
  D -->|Si| A
  G[Fine]
  D -->|No| G
  F --> G
  H --> I{Proforma esigibile?}
  I -->|Si| C
  I -->|No| G

Gestione richieste di pagamento

La schermata principale visualizza le richieste presenti a sistema e permette di gestire il loro inserimento, la visualizzazione, la cancellazione e l'approvazione o meno di una richiesta.

Statistiche cumulative

In testa alla lista delle richieste, per gli utenti con ruolo Manager, vengono visualizzati dei box a titolo di statistica che comprendono:

  • Incomplete: numero delle richieste che sono state approvate, ma non hanno allegato alla scrittura contabile almeno un documento bancario che provi il pagamento ed almeno una fattura o ricevuta del fornitore che è stato pagato
  • Chiuse: numero delle richieste chiuse
  • Importo approvato: somma degli importi per le richieste approvate (per le richieste in valute diverse dall'EUR vengono considerati gli importi convertiti in EUR)

Ordinamento della lista

La lista è ordinabile per il campo Data richiesta cliccando direttamente sull'intestazione di colonna.

Ricerche nella lista

I filtri presenti riguardano i campi:

  • Data richiesta
  • Richiesta da: utente che ha richiesto il pagamento
  • Stato: stati della richiesta
  • Data approvazione
  • Approvata da: utente che ha approvato il pagamento
  • Progetto
  • Importo richiesto: importo richiesto in valuta del luogo
  • Importo al cambio: somma convertita in EUR al momento dell'inserimento della richiesta di pagamento

I filtri in testa alla tabella sono utilizzabili attraverso il pulsante Filtri ed identificano attributi globali del soggetto.

Ricerche globali

Sono presenti i seguenti filtri globali:

  • Ha tutti i documenti?: visualizza le richieste che hanno almeno una fattura ed un documento bancario caricati (quindi possono essere chiuse)6
  • Stato richiesta: filtra le richiesta in base al loro stato

Per approfondire l'utilizzo dei filtri visitare la sezione dedicata.

Visualizzazione dei campi

Qualora non tutti i campi fossero presenti in lista o si avesse bisogno di personalizzare la visualizzazione cliccare su Configura le colonne in fondo pagina a sinistra.

Iconografia nella lista

La lista delle richieste presenta una colonna Completa, che visualizza lo stato della richiesta di pagamento attraverso delle icone.

Icona Colore Significato
Verde La richiesta è Approvata o Chiusa ed ha tutti i documenti necessari (fatture e giustificativi di pagamento), quindi è da ritenersi Completa
Rosso La richiesta non ha ancora tutti i documenti richiesti (fatture o giustificativi di pagamento), quindi è da ritenersi Incompleta
Nero La richiesta non ha ancora una fattura proforma caricata e quindi non può essere approvata

Azioni

Le Azioni disponibili sono:

Pulsante Azione Dove si trova? Dettaglio
Aggiungi Aggiungi nuova richiesta In alto a destra Inserimento
Data richiesta Visualizza il dettaglio della richiesta Lista richieste Visualizzazione
Vedi Visualizza il dettaglio della richiesta Menù Azioni Visualizzazione
Cancella Cancella la voce Menù Azioni e Dettaglio richiesta Cancellazione
Cancella proforma Cancella la fattura proforma associata alla richiesta Dettaglio richiesta Cancellazione fattura proforma
Voce di costo Scrittura contabile di riferimento Menù Azioni e Dettaglio richiesta Approvazione
Approva Approva la richiesta Menù Azioni Approvazione
Genera proforma Genera una fattura proforma e la scarica sul dispositivo Menù Azioni Approvazione
Carica proforma Permette di caricare la fattura proforma firmata dal mittente Menù Azioni Approvazione
Considera proforma definitiva Permette di considerare la fattura proforma come definitiva Menù Azioni Approvazione

| Revoca | Revoca la richiesta | Menù Azioni | Revoca | | Revoca selezionate | Revoca le richieste selezionate | In alto a destra | Revoca | | Chiudi | Chiude la richiesta | Menù Azioni | Chiusura | | Chiudi selezionate | Chiude le richieste selezionate | In alto a destra | Chiusura | | Configura le colonne | Visualizza o nasconde le colonne in tabella | Fondo della lista record |

Inserimento

Inserire una richiesta cliccando sul pulsante Aggiungi.
La schermata di inserimento è articolata su più step: la scelta del progetto a cui la richiesta fa riferimento e l'inserimento dei dati per la richiesta.

Scelta progetto

Scegliere il progetto dalla lista a tendina.

Vengono proposti solo i progetti dove l'utente ha il ruolo di Capo progetto, che hanno un budget presente e che non abbiano il flag In valutazione avvalorato.

Dopo aver scelto il progetto si passa alla compilazione della form di richiesta.

Compilazione richiesta

La form di richiesta prevede i seguenti campi:

Campo Obbligatorio Tipo di dato Note
Destinazione costo Voce di budget Scegliere una voce di budget del progetto
Somma prevista da budget per questa destinazione di costo Informativo Visualizza la somma prevista dal budget
Somma ancora disponibile per il progetto Informativo Visualizza le somme ancora disponibili per il progetto
Beneficiario Soggetti con ruolo Servizi Scegliere un beneficiario dalla lista a tendina
Importo richiesto Inserire l'importo richiesto1
Valuta Scegliere la valuta riferita all'importo2
Note Inserire eventuali note per la richiesta

Attenzione: TheTree effettua dei calcoli e/o crea delle associazioni in fase di inserimento. Per questo è importante inserire in campi esattamente nella sequenza in cui sono riportati.
Nel caso in cui si debba cambiare un campo dalle liste a discesa, dovranno essere reimputati dei valori in maschera che sono soggetti a controlli.

Salvare la richiesta cliccando sul pulsante Salva in alto a sinistra o a fondo pagina.
A seguito dell'inserimento di una richiesta di pagamento TheTree invierà una notifica nella dashboard ed una mail agli utenti Manager del sistema per sottoporre la richiesta appena creata.
La Destinazione costo in questo caso è obbligatoria, a differenza di quanto previsto in Contabilità progetti, dove una destinazione di costo può essere inserita anche successivamente.

Fattura proforma

Una richiesta di pagamento, per poter essere approvata dal Manager deve avere almeno un documento contabile. 7
Per questo, quando una richiesta di pagamento viene creata, nel menù Azioni nella lista delle richieste sono presenti altri due pulsanti:

Genera proforma: il pulsante genera una fattura proforma con i dati del soggetto destinatario del pagamento e la scarica nel computer dell'utente. La fattura proforma generata va firmata dall'utente (capo progetto) e dal destinatario del pagamento e caricata a sistema con il pulsante Carica proforma.

Carica proforma: il pulsante permette di caricare a sistema la fattura proforma appena firmata dalle parti, per avviare la fase di Approvazione.

Attenzione: Se si è già in possesso di una fattura, non è necessario generare una fattura proforma, ma basta caricare la fattura con il pulsante Carica proforma.

Dettagli sulla fattura proforma

La fattura proforma viene generata in automatico da TheTree con i dati della richiesta di pagamento.
Riporta:

  • la data della richiesta di pagamento;
  • il soggetto beneficiario;
  • la somma in valuta locale ed il corrispettivo in EUR;
  • il titolo del progetto e la descrizione della voce di budget a cui fa riferimento;
  • il testo Note inserito nella richiesta di pagamento;

La fattura proforma viene redatta in 3 lingue, italiano, francese ed inglese, al solo scopo di agevolare il soggetto beneficiario della richiesta di pagamento e poter avere una rendicontazione contabile corretta.

Perché non posso modificare la data della fattura proforma?

La data della fattura proforma generata in automatico è la stessa della richiesta di pagamento, perché abitualmente dovremmo già essere in possesso di una fattura o ricevuta per chiederne il pagamento, così da poterlo adeguatamente motivare nel progetto.

Perché la fattura proforma va firmata?

La fattura proforma va firmata dal soggetto beneficiario del pagamento e dal Capo progetto che ha inserito la richiesta di pagamento, sia per un duplice controllo che per evitare problematiche future (documento non veritiero, etc.)

Visualizzazione

Per visualizzare una richiesta, cliccare sul pulsante Vedi nell'elenco a discesa delle Azioni presenti nell'ultima cella della lista, oppure sul campo Richiesta in corrispondenza della data.
In questa schermata vengono visualizzati anche i campi Importo al cambio e Valuta che vengono generati automaticamente nel momento dell'inserimento della richiesta.3

Visualizzare la fattura proforma

La fattura proforma associata alla richiesta sarà presente in fondo alla schermata, se esistente.

Modifica

Attualmente la modifica di una richiesta di pagamento non è stata prevista, per evitare problemi in fase di autorizzazione.
Qualora la richiesta fosse stata inserita in modo errato, va cancellata e reinserita.

Cancellazione

Per cancellare una richiesta, cliccare sul pulsante Elimina nell'elenco a discesa delle Azioni presenti nell'ultima cella della lista.
Una richiesta può essere cancellata solo se non è già stata approvata.
A seguito della cancellazione di una richiesta di pagamento TheTree invierà una notifica nella dashboard ed una mail al richiedente della stessa e saranno cancellate anche le fatture proforma associate alla richiesta.

Cancellare la fattura proforma

Nella schermata di visualizzazione di una richiesta, se la fattura proforma associata è presente, si potrà rimuovere attraverso il pulsante Cancella proforma.

Attenzione: Il sistema chiede una conferma perché il file verrà cancellato e non sarà più recuperabile.

Caricare una nuova fattura proforma

A seguito di una cancellazione di una fattura proforma sarà possibile ricaricare una nuova proforma dalla lista delle richieste attraverso il pulsante Carica proforma.

Contabilizzazione

Il passaggio in contabilità di una richiesta avviene a seguito della sua approvazione o revoca.

Funzioni amministrative

A livello amministrativo una richiesta di pagamento viene gestita a livello centralizzato e può variare di stato a seconda delle operazioni eseguite.

Stati di una richiesta

Una richiesta di pagamento può avere i seguenti stati:

Azione dell'utente Stato Azione a sistema Proseguo
Il capo progetto aggiunge una richiesta Creata Richiesta creata La richiesta è in attesa di avere un documento contabile e poi andrà in valutazione al manager
Il capo progetto cancella una richiesta perché errata Cancellata Richiesta cancellata
Il pagamento viene inviato dalla segreteria Approvata Richiesta approvata e creazione del movimento contabile Attesa dei documenti contabili mancanti da parte del capo progetto
La richiesta non è ammissibile Revocata Richiesta revocata e cancellazione dei movimenti contabili se presenti
La richiesta è terminata Chiusa Richiesta chiusa con tutti i documenti contabili necessari 
graph LR
  A[Creata] --> B{Corretta?};
  B -->|Si| I{Proforma?}
  I -->|Si| C[Approvata]
  I -->|No| B
  B -->|No| D[Cancellata]
  C --> E[Movimento contabile]
  E --> F{Ricevute inserite?}
  F -->|Si| G[Chiusa]
  F -->|No| H[Sollecito al Capo Progetto]
  H --> F

Approvazione

Per approvare una richiesta, cliccare sul pulsante Approva o Approva (proforma come definitiva) nell'elenco a discesa delle Azioni presenti nell'ultima cella della lista.
Approvando la richiesta di pagamento TheTree presenterà la schermata di modifica della scrittura contabile contenente la richiesta, dove si potranno modificare dei dati (ad esempio l'importo per delle differenze di cambio) od allegare la contabile o le ricevute del movimento contabile. A seguito dell'approvazione di una richiesta di pagamento TheTree invierà una notifica nella dashboard ed una mail al richiedente della stessa.

Perché sono presenti due pulsanti per approvare una richiesta?

La richiesta di pagamento si può approvare con due modalità:

  • tramite il pulsante Approva: la richiesta viene approvata e la fattura o ricevuta allegata dal capo progetto (o proforma) viene mantenuta all'interno della richiesta di pagamento, e non trasferita al movimento contabile (costo di progetto);
  • tramite il pulsante Approva (proforma come definitiva): la richiesta viene approvata e la fattura o ricevuta allegata dal capo progetto (o proforma) viene copiata all'interno del movimento contabile (costo di progetto), considerando la fattura proforma come unico documento che si potrà avere come giustificativo di spesa per la richiesta di pagamento considerata.

Considerare la fattura proforma come definitiva

Se una richiesta di pagamento è stata approvata, senza considerare la fattura proforma allegata alla stessa richiesta come definitiva (quindi non è stata associata al movimento contabile, costo di progetto) è possible considerare la proforma come definitiva tramite il pulsante Considera proforma definitiva.
Naturalmente, questo è un caso limite che può esser utilizzato quando si ha la certezza di non riuscire a ricevere in un prossimo futuro una fattura effettiva da parte del soggetto che è stato pagato.

Perché non posso approvare una richiesta?

Il pulsante Approva è presente solo se la richiesta ha almeno un documento contabile caricato (fattura o proforma).

Effetti in contabilizzazione

A seguito di un'approvazione di una richiesta di pagamento, TheTree crea automaticamente il movimento contabile, permettendone la modifica. Per questo, la richiesta va approvata nello stesso momento in cui vengono inviati i fondi per evitare una modifica successiva alla scrittura contabile.
Unitamente alla creazione del movimento contabile, la fattura proforma associata alla richiesta di pagamento viene spostata nella sezione fatture o ricevute nel dettaglio del movimento contabile7.
Per accedere al movimento contabile premere il pulsante Contabilità nel Menù Azioni o nel Dettaglio della richiesta.
Nella lista movimenti nel menù Contabilità progetti se un movimento è legato ad una richiesta di pagamento, nel Menù Azioni sarà presente la voce Richiesta pagamento che permette di visualizzare i dettagli della richiesta.

Reminder documentazione mancante

Nella versione attuale è previsto che ogni Domenica, 00:00 ora GMT4 TheTree controlli le richieste di pagamento Approvate che non hanno ancora documenti giustificativi (Ricevute) ed invii un reminder al richiedente della richiesta.

Revoca

Per revocare una richiesta, cliccare sul pulsante Revoca nell'elenco a discesa delle Azioni presenti nell'ultima cella della lista.
A seguito della revoca di una richiesta di pagamento TheTree invierà una notifica nella dashboard ed una mail al richiedente della stessa.

Effetti in contabilizzazione

Attualmente non vi sono effetti in contabilizzazione. TheTree informa l'utente sul fatto che la richiesta precedentemente approvata è legata ad un movimento contabile, ma lascia all'utente piena libertà.5

Chiusura

Le richieste che si possono chiudere presentano un flag di colore verde nella colonna Completa nella lista.
Per chiudere una richiesta cliccare sul pulsante Chiudi nell'elenco a discesa delle Azioni presenti nell'ultima cella della lista.

Il pulsante Chiudi ed il flag Completa saranno presenti solo se la scrittura contabile collegata alla richiesta contiene dei documenti contabili (ricevute e/o fatture).

La chiusura di una richiesta chiude il suo ciclo di vita, visto che la stessa ha passato gli stati di Approvata, è stato creato un movimento contabile in Contabilità progetti ed al movimento contabile sono stati associate le ricevute e/o fatture a sua giustificazione.
A seguito di una chiusura di una richiesta di pagamento TheTree non invia nessuna notifica al richiedente della stessa, visto che un Capo progetto la richiesta di fatto si chiude dopo aver consegnato i documenti giustificativi della stessa.

Revoca e chiusura cumulative

I due pulsanti sono presenti in alto a destra e permettono di compiere le due azioni di revoca e chiusura sulle richieste selezionate attraverso la (checkbox) ad inizio riga di ogni richiesta.

  1. Inserire l'importo. Una maschera di inserimento inserirà automaticamente i due decimali dopo l'importo (in test dalla v. 1.0.4.9) ↩

  2. Se la valuta richiesta non è presente in lista rivolgersi all'amministrazione di BnD. ↩

  3. Quotazioni fornite in tempo reale da exchangerate.host. ↩

  4. Esecuzione ora italiana: alle ore 1:00 con orario solare, alle ore 2:00 con orario legale. ↩

  5. Nella versione attuale si è scelto di non eliminare direttamente la scrittura contabile a seguito di una revoca. ↩

  6. Nella versione attuale per essere completa una richiesta deve contenere almeno un documento bancario che provi il pagamento ed almeno una fattura o ricevuta del fornitore che è stato pagato. ↩

  7. Dalla versione 2.0.2 di TheTree. ↩↩

Ultimo aggiornamento: 7 giugno 2024